Qué documentos debes guardar, cómo y por cuánto tiempo
Las escrituras, los papeles del seguro, los del coche, el contrato..., pero también las notas del cole, una receta caducada y la copia de aquella reclamación que ya ni recuerdas por qué hiciste... Aunque lo digital va ganando terreno, seguimos generando mucho papeleo. Si te dispones a ordenar tus documentos, es importante que sepas cuánto tiempo debes guardar la documentación básica.
Si te comen los papeles, si eres de los que guardan todo y nunca encuentran nada, o si ya no tienes sitio y si has decidido de una vez por todas ordenar tus cosas y seguir las enseñanzas de Marie Kondo, cuidado: tan malo es guardar todo sin saber lo que tienes, como deshacerte de documentos que puedes necesitar en el futuro. Porque el principio básico es que conviene conservar todo lo que pudiera llegar a hacerte falta, durante el tiempo en el cuál tú tengas un deber, una obligación que pudieran reclamarte, o bien tendrías derecho a reclamar.
En resumen, que debes conservar lo que sirva para el ejercicio de tus derechos, así como lo que demuestre que has cumplido con nuestras obligaciones de pago, al menos durante el tiempo de prescripción que marca la ley.
Los papeles que debes guardar
Tiques y facturas
- 3 años como mínimo.
Es el plazo actual de la garantía de un bien, y el tique o factura es el documento que prueba cuando lo compraste, y debes conservarlo durante ese tiempo: la desaparición del documento implica también la posibilidad de ejercer el derecho.
- Mientras seas propietario.
Conviene conservar, mientras seas propietario, las facturas de muebles, grandes electrodomésticos y dispositivos electrónicos, joyas y objetos de valor, bienes de colección o justificantes de obras y mejoras realizadas en el hogar... Así podrás demostrar el perjuicio sufrido ante el seguro en caso de robo o siniestro.
Es recomendable conservarlas (en papel o formato digital) en un lugar diferente a aquel donde estén esos bienes, para no quedarte sin unos y otras en caso de incendio o destrucción.
Pólizas de seguros y documentación adicional
- Hasta 2 años después del fin de contrato.
El consejo es guardarlos no solo mientras dure el contrato, sino hasta dos años después de que expire de que concluyan las acciones posteriores, por ejemplo, desde que se haya finalizado una reclamación. También debes conservar los documentos o notificaciones de cancelación, que prueban que comunicaste a la compañía en forma y plazo tu deseo de resolver el contrato, por si se les ocurriera pasarle más facturas.
- Hasta 5 años desde el fin del contrato.
Cuando se trate de seguros de personas, como lo son los que cubren el fallecimiento, la incapacidad, ahorro, salud, accidentes, decesos, etc.
Contratos de alquiler
- 5 años después del fin del contrato.
Las rentas no pagadas prescriben a los 5 años: hasta entonces debes conservar la prueba de que lo abonaste. Guarda también el inventario en el que consta el estado de la casa al entrar y al salir, el documento de recuperación de la fianza, etc.
Escrituras de titularidad
- Siempre
Estos documentos nos acreditan como titulares de bienes: un vehículo, una vivienda, una sepultura... Deberías conservarlos siempre contigo, desde luego, mientras mantengas la titularidad del bien. Este tipo de papeles son necesarios si vas transmitir el bien.
Los justificantes de compra y de pago de una vivienda, sus planos y sus memorias de calidades son también un ejemplo, al igual que las facturas de las reparaciones o de las operaciones de mantenimiento de un coche.
Documentos de pago, resguardos
- Hasta que prescriba el plazo.
Conviene guardar cualquier justificante de pago que sirva como prueba de que hemos cumplido con nuestras obligaciones de pago, el decir, los resguardos de pago de una deuda, de la hipoteca, de una multa, de un impuesto... Al menos durante el tiempo de prescripción que marca la ley.
Documentos de identidad, DNI, pasaporte...
- Siempre.
El DNI, el pasaporte, la tarjeta de la Seguridad Social, el libro de familia... los documentos que acrediten tu identidad, situación civil, etc. deben estar siempre contigo.
Documentos académicos y profesionales
- Siempre.
Conserva los títulos o certificados que demuestren los estudios completados y cualquier otra documentación académica.
El contrato de trabajo
- Mientras estés trabajando en la empresa.
Los documentos “profesionales” conviene guardarlos como mínimo hasta ver reconocido el derecho a pensión.
El certificado de vida laboral
- Hasta que cobre pensión.
También estos certificados conviene guardarlos como mínimo hasta la jubilación o hasta que se reconozca el derecho a pensión.
Documentación fiscal
- Hasta 4 años después de la declaración
Guarda los justificantes de pago de gastos deducibles, cualquier dato que pueda acreditar el el derecho a una ventaja fiscal varios años después de presentarla, mientras no prescriba.
Documentos sanitarios
- Varios años
También deben conservarse los documentos sanitarios. Aunque un análisis de sangre o una radiografía tienen una validez "médica" limitada, conviene conservar los resultados de pruebas diagnósticas y cualquier cosa que pueda resultar de utilidad a los profesionales de la salud en el futuro. También la información relativa a intervenciones y altas, análisis clínicos...
En resumen
Ordénalos, archívalos... pero no los tires. Este sería un resumen básico del tiempo que, como mínimo, debes conservarlos.
| Tipo de documento | ¿Cuánto tiempo guardarlo? |
| DNI | Siempre |
| Pasaporte | Siempre |
| Libro de familia | Siempre |
| Títulos académicos | Siempre |
| Facturas | 3 o 5 años |
| Tiques de compra | 3 o 5 años |
| Impuestos | 5 años |
| Escrituras de la casa | Mientras conserves su propiedad |
| Contrato de alquiler | Hasta 5 años después del fin del contrato |
| Contrato de trabajo | Mientras trabajes en la empresa, hasta asegurar que está bien computado a efectos de pensión. |
| Nóminas | 1 año como mínimo |
| Billetes de avión | Hasta finalizar el viaje sin incidencias |
| Testamento | Siempre |
| Póliza de seguros |
2 o 5 años a partir del fin del seguro |
| Justificantes de pago de seguros | 2 o 5 años a partir del fin del seguro |
| Pruebas médicas | De 1 a 10 años |
| Permiso de circulación e ITV | Mientras seas propietario del vehículo |
| Factura y justificantes de compra del coche | Mientras seas propietario del vehículo |
| Contrato de venta del coche usado | 6 meses desde la fecha de la venta, como mínimo |
La digitalización, un avance real
En cualquier caso, si dispones de DNI o certificado electrónico o estamos dados de alta en el sistema Cl@ve PIN, todo es más sencillo: por ejemplo accederemos a datos fiscales, administrativos, laborales, de la Seguridad Social, sobre multas. Toda la información digital que encontrarás en tu "carpeta ciudadana"