Los trámites que siguen a la muerte de un familiar

El duelo por la muerte de un ser querido se hace a veces más penoso por culpa de los trámites y papeleos que conlleva: organizar el sepelio, pedir pensiones, tramitar la herencia, pagar impuestos... Aquí encontrarás un paso a paso detallado que te servirá de ayuda. Pero antes de empezar, vamos a darte algunos consejos generales:

• Habla con las personas con las que tienes una relación muy estrecha, para saber cuáles son sus previsiones para el final de sus días y dónde guardan papeles que lo harán todo más fácil, también de cara a sus últimos cuidados: el DNI, los informes médicos recientes, la póliza de decesos que quizás tengan, las instrucciones vitales y el testamento, si es que los han otorgado...
• Ayuda a tu familia dejando tus papeles importantes bien organizados y fácilmente localizables.
• Si el familiar que ha fallecido tenía un seguro de decesos, úsalo. Aparte de cubrir el sepelio, muchos cubren algunos papeleos y muchos proponen gestorías para ocuparse de trámites relacionados con la herencia, los impuestos... Piensa que bastantes cosas las puedes hacerlo tú sin coste si estás bien informado y a menudo tardando menos tiempo.
• Vete recopilando los papeles en una carpeta bien organizada, porque puede que los tengas que enseñar muchas veces para distintas cosas.
• Tener identificación digital te puede ayudar mucho y ahorrar tiempo y paseos. Solo para este trance, te vale la pena contar con los tres principales, ya que no todos sirven para todo: DNI-e, Clave Permanente y el certificado digital de la FNMT.
• Tarde o temprano, lo más probable es que tengas que pasar por una notaría. Si eres socio de OCU, recuerda que puedes obtener un 10% de descuento en diversas notarías con las que tenemos acuerdos. 

1. El fallecimiento

Cuando una persona muere, empieza a correr un plazo de 48 horas, dentro del cual hay que enterrar o incinerar sus restos mortales. Eso sí, antes del enterramiento o la cremación, hay dos trámites indispensables:

• Un médico tiene que extender un certificado médico de defunción que acredite el día, la hora y la causa de la muerte. Puede ser un médico del hospital o uno que se desplace al domicilio si la muerte ocurre en casa. 
• Un empleado del Registro Civil tiene que inscribir la muerte y expedir el certificado literal de defunción, que es muy importante y se necesita para casi todos los trámites posteriores.

Los dos certificados los puedes obtener tú mismo. Mira cómo:

2. El sepelio

Si conoces las preferencias del fallecido acerca de su destino final, es hora de cumplirlas: quizás deseaba ser incinerado o por el contrario enterrado, quizás quería descansar en un cementerio concreto... Incluso puede que inscribiera en el Registro Nacional de Instrucciones Previas un documento aclarando no solo los cuidados terminales que quería recibir, sino el deseo de donar su cuerpo a fines de docencia o investigación (lo sabrán los sanitarios que le atendieran, pues son ellos quienes tienen acceso a ese registro, junto al representante nombrado para mediar con ellos). Lo más habitual es que haya que organizar un sepelio al uso.

• Si el fallecido tenía un seguro de decesos, llama al seguro, que te propondrá una funeraria para ocuparse (lo normal es aceptarla por comodidad, aunque en realidad se puede rechazar y usar el capital asegurado para contratar otra que uno prefiera). El capital suele bastar para cubrir el tanatorio, el entierro o la cremación, el ataúd o la urna, las tasas del cementerio, los traslados... Si los familiares queréis algún extra, correrá de vuestro bolsillo, y si elegís servicios que no agotan el capital asegurado, los herederos tienen derecho a recibir el sobrante. 
• Si no hay seguro, todo es muy parecido, salvo que no hay un seguro que pague. Tendréis que contratar una funeraria, informaros bien de su catálogo de servicios y solicitar un presupuesto desglosado.

• En principio, el coste se detrae de la herencia del fallecido. De hecho y aunque la testamentaría no se haya resuelto todavía, los bancos deben desbloquear sus cuentas para satisfacer los gastos del sepelio. Si el fallecido tenía un seguro no de decesos sino de vida, también puede que la compañía adelante el dinero preciso. Y si había cotizado lo suficiente a la Seguridad Social, sus familiares pueden solicitar un auxilio por defunción pequeñísimo, de 46,50 euros.
• Si el fallecido carecía de medios, los familiares están obligados a correr con los gastos, y si ellos tampoco tienen con qué pagar, será el ayuntamiento quien lo haga en primer lugar, aunque según los casos es posible que después les siga reclamando el pago.

De toda esta fase, los papeles que más importa conseguir y conservar son el certificado de cremación y el contrato con el cementerio en el que vayan a depositarse los restos mortales:

3. Las pensiones

Si la persona fallecida cotizó lo suficiente, habrá generado el derecho a que determinados familiares reciban una pensión o prestación pública destinada a paliar la merma de ingresos ocasionada por su falta. Se trata de:

• El cónyuge viudo.
• La pareja de hecho (con algunos requisitos más).
• Los hijos de hasta 21 años (hasta 25 en algunas circunstancias).
• Los familiares que convivieran con él y a sus expensas, carezcan de medios de subsistencia y cumplan una serie de requisitos (hijos mayores, hermanos, etc.).

Aunque las pensiones de viudedad, orfandad y en favor de familiares que corresponden en cada caso se pueden pedir en cualquier momento, conviene hacerlo antes de que pasen tres meses, pues así se pagará toda la pensión generada desde el día fallecimiento. Si se deja pasar más tiempo, solo se recibirán tres meses de atrasos.

4. El papeleo de la herencia

A partir del momento en que una persona muere, cada heredero cuenta con un plazo de seis meses para pagar el Impuesto de Sucesiones. Sin tributar es prácticamente imposible desbloquear los bienes, pues se exigirá un justificante de haberlo hecho para vaciar o traspasar las cuentas, cambiar la titularidad de los inmuebles, cobrar los seguros de vida... Así que lo primero será resolver la herencia y que cada heredero pueda liquidar el impuesto sobre la parte que le haya correspondido.

Como antes hay que hacer muchas gestiones, más vale empezar pronto. El primer paso es reunir los papeles precisos para resolver la herencia, lo que suele exigir alguna que otra visita al notario. Harán falta:

• El DNI de los herederos.
• El certificado literal de defunción.
• El certificado de seguros con cobertura de fallecimiento.
• El certificado de últimas voluntades, que indica si hay o no un testamento.
• Si hay testamento, una “copia autorizada” de este, pues es la única con validez jurídica.
• Si no hay testamento, una declaración de herederos ab intestato, que sirva para identificar a los llamados a heredar.
• Los poderes notariales que quizás un heredero quiera dar a otro para ocuparse de los trámites, pues no es raro que vivan dispersos y lo tengan difícil para coordinarse.
• Pruebas de la existencia de los bienes en herencia, de su titularidad y de su valor.

5. Los bienes y su valor

El notario que haga la escritura de adjudicación de la herencia debe hacer varias cosas, con la información que los herederos le llevéis:

• Identificar uno a uno los bienes que formen la herencia y cerciorarse de que existen y de que pertenecían a la persona fallecida.
• Indicar el valor de cada bien en la fecha del fallecimiento. Algunos tendrán un valor inequívoco; por ejemplo, si en una cuenta o un depósito hay 1.000 euros, ese es su valor. Otros bienes, sin embargo, no tienen un valor exacto y se lo tendréis que atribuir. Es el caso de los inmuebles, que deben valorarse como mínimo por el “valor de referencia” que el Catastro les asigna desde 2022 (no lo confundas con el valor catastral a secas), aunque según el tipo de inmueble puede que aún no lo tengan fijado; en teoría, habrá que valorarlos por su "valor de mercado", lo que tampoco es muy preciso y deja margen para tirar por lo alto o por lo bajo.
• Además, tendrá que identificar las deudas que tuviera el fallecido.

Piensa que no se puede aceptar la herencia sin aceptar también sus cargas. Por ejemplo, si heredas una casa, podrías verte obligado a asumir la hipoteca a medio pagar que pese sobre ella, las derramas impagadas de la comunidad y los recibos pendientes del IBI. Por eso es muy importante intentar conocer las deudas de antemano.

En resumen, que debes ponerte a buscar pruebas de la existencia y valor de los bienes y las cargas.

Si el fallecido era muy cercano y su patrimonio, pequeño (por ejemplo, una cuenta corriente y un piso), podrás recopilar las pruebas fácilmente. Si tenía muchos bienes y una vida económica más compleja, reunir las pruebas te dará más trabajo. A continuación te mostramos todas las herramientas que te permitirán hacer la lista completa: 

6. Renuncia o aceptación de la herencia

Algunas herencias pueden ser aceptadas sin necesidad de pasar por el notario (que no sin tributar), con el ahorro que ello supone:

• Las que no tienen más que un heredero, como la que recibiría de su padre un hijo único que se quedara solo en el mundo. Para inscribir los bienes a su nombre, solo tendría que listarlos y valorarlos en un documento privado como nuestro modelo y liquidar el impuesto de sucesiones correspondiente, acreditando su identidad y su condición de heredero.
• Tampoco tendrían necesidad de ir al notario los herederos que no reciban bienes inmuebles; por ejemplo, dos hijos a los que solo les llega el dinero de una cuenta corriente.
• En cuanto a las herencias que reservan para el viudo el usufructo universal, pueden quedarse sin cambiar de titulares hasta la muerte del usufructuario.

Por lo demás, los herederos tendrán que coger los papeles que hemos mencionado hasta aquí y elegir un notario para que les asista en cualquiera de las dos opciones que se les presentan: aceptar la herencia (firmando la escritura de partición y adjudicación) o renunciar a ella (técnicamente, “repudiarla”).

Esa decisión es personal e irrevocable, y no admite medias tintas; o sea, no se puede renunciar a una parte y quedarse con otra. Por eso debes meditar bien lo que te conviene y tomar algunas precauciones:

• Si hay deudas o sospechas que pudieran aflorar más adelante, decidle al notario que queréis aceptar la herencia pero no de forma “pura y simple”, sino “a beneficio de inventario”, para que las deudas heredadas se cobren de los bienes heredados hasta reducirlos como mucho a cero (con la primera fórmula, los acreedores podrían reclamar lo que quede pendiente del patrimonio personal que tuviérais antes de heredar).
• Tened mucho cuidado con tomar decisiones sobre la herencia yacente (es decir, la que espera a ser repartida) pues algunos actos equivalen a una aceptación “tácita” de la herencia y después ya no se puede renunciar a ella ni se puede aceptar a beneficio de inventario. La aceptación tácita consiste en que el heredero se comporta como si ya hubiera recibido la herencia y no se limita a medidas para su conservación o administración provisional, sino que lleva a cabo actos de gestión o disposición: por ejemplo, vende o dona a otro su cuota hereditaria, empieza a capitanear el negocio del fallecido...

7. El impuesto de sucesiones

Cuando tu parte de la herencia ya esté adjudicada, tendrás que pagar el impuesto de sucesiones que corresponda, ante una hacienda en particular:

• En general, tendrás que tributar en la hacienda de la comunidad autónoma donde más días residiera el fallecido en sus últimos 5 años, usando su normativa.
• Si tú resides en el extranjero y el fallecido en España, se procede igual, pero la autoliquidación del impuesto se presenta ante la Agencia Tributaria Estatal central (o en la foral que proceda si el fallecido residía en territorio foral).
• Y si el que residía fuera de España era el fallecido, tendrás que presentar el impuesto en alguna de estas tres haciendas:
  • en la de la comunidad autónoma donde radiquen los bienes y derechos de la herencia con más valor (si, por ejemplo, hay inmuebles entre los bienes heredados);
  • en la comunidad donde residas tú (si solo hereda bienes sin raíces, como dinero y activos financieros);
  • en la hacienda foral pertinente (si resides en Navarra o País Vasco).

Tienes seis meses para pagar el impuesto, aunque antes de que pasen los cinco primeros puede pedir una prórroga de otros seis, que se entenderá concedida si no contestan a tu solicitud en el plazo de un mes. Eso sí, a partir de entonces, tendrás que pagar el impuesto con los intereses de demora que se vayan generando.

En Guipúzcoa y Vizcaya se da de entrada un año no prorrogable; en Álava, seis meses a los que se sucede una prórroga automática de otros seis, que ya conlleva el pago de intereses, más una última prórroga de seis meses que sí hay que solicitar, con recargo del 5 %.

Según la comunidad, hay una forma de presentar el impuesto o dos:

• En Álava, Andalucía, Aragón, Asturias, Baleares, Canarias, Cantabria, Castilla-La Mancha, Castilla y León, Cataluña, Galicia, Guipúzcoa, La Rioja, Navarra, Madrid, Murcia y la Comunidad Valenciana tendrás que hacer una “autoliquidación”. Es decir, tendrá que calcular el impuesto tú mismo, echando mano de todas las ayudas que se te ofrezcan y que varían de un lugar a otro: modelo en papel, programa de autocálculo, servicio de ayuda presencial... Para pagar el resultado, lo mismo: en algunas comunidades puedes hacerlo online con tarjeta, en otras tendrá que domiciliar el pago o pagar en la caja del banco, etc.
• En Extremadura y Vizcaya tienes la opción de que los servicios de hacienda autonómicos te hagan una “liquidación”, tras aportar tú todos los papeles mencionados en este informe.

Según la fórmula elegida y la comunidad, tendrás que volver a las ventanillas de Hacienda para aportar el justificante de haber pagado el impuesto, dejar que lo revisen todo y pedir que te sellen la escritura de partición y adjudicación.

8. Los cambios de titularidad de los bienes

Con la escritura de partición y adjudicación de herencia y el justificante del pago del impuesto de sucesiones, ya puedes cambiar los bienes a tu nombre. Este servicio lo suelen prestar las notarías para los bienes inmuebles, lo que puede ser de mucha ayuda, especialmente si se encuentran dispersos por diferentes localidades:

• Los inmuebles se cambian de titularidad en el Registro de la Propiedad, pero tendrás que presentar declaración antes por otro tributo, esta vez al ayuntamiento de la localidad en la que radiquen: la “plusvalía municipal” o Impuesto sobre el Incremento de Valor de los Terrenos de Naturaleza Urbana. Aprovecha para asegurarte de que el IBI empieza a cargarse a tu nombre y de tu cuenta, para no estar en falta sin saberlo.
• Los productos bancarios se gestionan ante los bancos, que pueden ser bastante pesados en sus peticiones de papeles; recuerda que no te pueden cobrar por cerrar las cuentas o transferir los fondos.
• Los vehículos se cambian de titularidad en la DGT, tras pagar una tasa cercana a los 60 euros.

9. La declaración de la renta

Si el fallecido estaba obligado a declarar, los herederos debéis presentar su declaración de la renta, a veces incluso dos veces:

• Una por el último ejercicio que vivió al completo, si murió durante el año siguiente antes de declarar.
• Otra por el ejercicio en que murió, que comprende del 1 de enero hasta la fecha de la muerte. En nuestra Guía Fiscal anual se detalla cómo computar las rentas, los mínimos personales y familiares, las deducciones y reducciones, etc., porque algunas se incluyen por todo el año y otras se prorratean.

Si hay derecho a una devolución, aportad el modelo H-100 (disponible en www.agenciatributaria.gob.es), el Libro de Familia y los certificados de defunción y últimas voluntades. Además, llevad:

• El testamento o el acta de notarial de declaración de herederos ab intestato.
• Certificados bancarios de titularidad de las cuentas de todos los herederos, o de uno solo si preferís que ese cobre toda la devolución y la distribuya entre los demás. Harán falta:
  • una autorización firmada por todos y fotocopias de sus DNI (si el importe no supera los 2.000 euros),
  • o un poder notarial de todos en favor del que cobre y un justificante de haber declarado la devolución en el Impuesto de Sucesiones (si pasa de 2.000 euros). 

10. Otras cosas

La lista de cosas que hay que hacer tras un fallecimiento es más o menos larga dependiendo de cómo fuera la vida de cada uno y muchas veces no se da uno cuenta de su extensión al principio, sino cuando se van presentando las ocasiones que nos lo recuerdan. Aparte de todos los puntos que hemos mencionado arriba, puede haber más gestiones que hacer; aquí vamos a recordar dos, lo que no quita para que haya más:

• Vigilar las cuentas durante un tiempo para comprobar qué recibos periódicos se cargan y dar de baja los servicios o pagos que ya no procedan, como por ejemplo el teléfono, la suscripción a un periódico o la cuota de pertenencia a un club social o deportivo...
• Ocuparse de la herencia digital del fallecido, es decir, decidir qué hacer con sus cuentas de correo electrónico, sus datos en la nube, sus perfiles en redes sociales...