Descubre las novedades de Office 2021

El 5 de octubre del año pasado Microsoft lanzó al mercado Windows 11 y, simultáneamente, presentó la nueva versión de Office, su popular suite de aplicaciones de productividad.

Office 2021 aporta nuevas características bastante interesantes para algunos usuarios, como la edición colaborativa de los documentos en tiempo real. Sin embargo, otras personas descubrirán que no existe un gran incentivo a la hora de migrar desde Office 2019 a la nueva versión. Juzga tú mismo en que lado te encuentras.

Principales cambios de Office 2021

A continuación te contamos cuáles son esas novedades de Office 2021. Conocerlas te permitirán decidir si te merece la pena dar el salto a la nueva versión. Pero antes de empezar, recuerda que para utilizar Office es obligatorio crear una cuenta gratuita en Microsoft.

 

Edición en equipo de documentos en Excel y PowerPoint

Aunque Microsoft destacó en su día la colaboración en tiempo real como una característica clave en Office 2016, finalmente resultó que esta característica solo era verdaderamente funcional para los suscriptores de Office 365. Posteriormente, en Office 2019, el trabajo en equipo se incorporó de forma efectiva en Word, pero no en Excel o PowerPoint.

Con Office 2021, el trabajo en equipo (o coautoría, como también lo define la compañía) está al fin disponible también en Excel y PowerPoint, siempre que los documentos estén guardados en OneDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft). De este modo, el usuario puede visualizar los cambios que están haciendo los demás a medida que se producen. Unos cursores, identificados con distintos colores, identifican a cada uno de los autores.

Un aspecto gráfico renovado 

No fue casualidad que Microsoft presentara Office 2021 el mismo día que comenzó el lanzamiento de Windows 11. 

Tal y como puedes ver en las imágenes, Office 2021 incorpora un diseño en la línea de la interfaz gráfica que emplea Windows 11, con las esquinas de las ventanas redondeadas, una paleta de colores más neutra y un diseño en general más sencillo.

En todo caso, para que te quedes tranquilo, al margen de este nuevo aspecto, Office 2021 es plenamente compatible con Windows 10.

Nuevas características en las aplicaciones

Lógicamente, Office 2021 mantiene todas las funcionalidades de la versión anterior, añadiendo nuevas características y resolución de problemas respecto a Office 2019, a la vez que mantiene la compatibilidad con los documentos creados con versiones anteriores.

En realidad, lo que ha hecho Microsoft es “actualizar” Office a la versión actual de Microsoft 365, lo que supone que las aplicaciones de Office 2021 y Microsoft 365 están a la par a nivel de funcionamiento.

Naturalmente, también se han introducido mejoras en el rendimiento de todas las aplicaciones, así como correcciones de errores a nivel de funcionalidad y seguridad.

Repasamos una a una las aplicaciones más importantes.

1. Teams

Una de las principales novedades de Office 2021 es su integración completa con Teams, la aplicación de mensajería de chat, voz y vídeo de Microsoft. De esta forma, es posible, por ejemplo, chatear y unirse directamente a videollamadas de Teams desde Office.

Windows 11 ya incorpora de base la funcionalidad de Teams, pero si dispones de Office 2021, podrás disfrutar también de esta integración en Windows 10 y con los equipos de Apple bajo macOS.

Si ya utilizas Teams en el trabajo, quizá eches en falta algunas de las opciones que usas diariamente. Esto es debido a que la versión implementada en Office 2021 no es la misma que la destinada a uso empresarial. Por ejemplo, la integrada en Office no ofrece ciertas funciones como la posibilidad de realizar búsquedas en los mensajes antiguos o utilizar los canales.

2. Word

Como hemos comentado, algunas de las nuevas características de Office 2021 se han ido introduciendo progresivamente en Microsoft 365. Veamos:

• El banco de imágenes e iconos: Microsoft ha ampliado tanto su variedad como tamaño y  está disponible para todas las aplicaciones.

• Las búsquedas: Ahora puedes acceder a una función mejorada, que unifica los resultados del propio contenido de los documentos, la ayuda de Office y otras fuentes de internet como Wikipedia.

• El autoguardado: Permite que los cambios que realizas en los documentos se guardan automáticamente en tu unidad de almacenamiento OneDrive. En relación a la interoperabilidad con otras aplicaciones, Office es ahora compatible con el formato abierto de documentos OpenDocument en su versión ODF 1.3.

3. Excel

La compañía ha aprovechado para incorporar varias funciones adicionales en Excel, su herramienta de hojas de cálculo:

• Una de las más destacadas y útil es BUSCARX. Podrás encontrar elementos relacionados en una tabla o rango de filas. Por ejemplo, podrás consultar las existencias de un producto a partir de su identificador de modelo o encontrar el número de DNI de un empleado a partir de su nombre. En definitiva, posibilita buscar un término en una columna y obtener un resultado de otra columna incluida en su misma fila.

• Para los usuarios un tanto más avanzados, Microsoft ha implementado otras características como la nueva función COINCIDIRX, que permite realizar una búsqueda de elementos en una matriz o rango de celdas para determinar su posición relativa.

4. PowerPoint

Se han ampliado las capacidades a fin de enriquecer las presentaciones, incluyendo la posibilidad de que el presentador pueda grabar e incorporar audio o vídeo a una diapositiva concreta o toda la presentación, así como reproducir los gestos de la herramienta de lápiz (por ejemplo, al subrayar texto) y del puntero.

5. Outlook

• La principal mejora en Outlook es que, al fin, podrás disfrutar de una función de búsqueda instantánea en cualquier mensaje para encontrar rápidamente un término. Además, si prefieres, puedes  delimitarla para obtener solo los resultados más relevantes, basta con  que selecciones alguno de los campos como Asunto o No leídos. Para localizar un evento o algún contacto, solo tienes  que acceder a la agenda o el calendario.

• Otra característica a la que muchos usuarios darán la bienvenida es la función de traducir automáticamente el contenido de los mensajes. Mediante esta opción, podrás obtener traducciones en más de 70 idiomas.

•  También cabe destacar la posibilidad de utilizar el ratón, un lápiz o el propio dedo para realizar anotaciones o dibujar directamente sobre los mensajes.

6. Access

Access, el veterano software de base de datos enfocado a los usuarios más avanzados, dispone ahora de:

• Un campo de fecha (hasta el 31-12-9999) y hora (con fracciones de nanosegundos además de segundos) más precisos y con una mayor compatibilidad con la sintaxis de SQL.
• Así mismo, ha mejorado el administrador de tablas vinculadas que también sirve para gestionar las fuentes de datos.

¿Cuánto cuesta el nuevo Office?

Los precios de Office 2021 son similares a los que tenía en su día Office 2019. Los precios de una licencia para un solo equipo Windows o Mac son los siguientes:

• Office Hogar y Estudiantes 2021: Incluye Word, Excel y PowerPoint y cuesta 149 euros.

• Office Hogar y Empresas 2021: Incorpora las tres aplicaciones anteriores y además Outlook. Su precio es de 299 euros.

 

Una licencia de Office 2021 permite utilizar los programas en un único dispositivo pero de forma perpetua a cambio de un pago único, aunque no obtendrás ninguna actualización, a excepción de aquellas relacionadas con cuestiones de seguridad. 

En cambio, Microsoft 365 (antes Office 365), es una modalidad en suscripción a todos los programas de Office. Consiste en una cuota mensual o anual (con la anual se obtiene un pequeño descuento), se puede instalar también en dispositivos móviles, recibe mejoras de forma regular y el precio para varias licencias es mucho más económico. 

• Microsoft 365 personal: Incorpora Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access y Publisher. El precio de 1 licencia es de 69 euros/año o de 7 euros/mes. 
• Microsoft 365 familia: Incorpora los mismos programas que el personal, pero incluye 6 licencias y el precio es de 99 euros/año o de 10 euros/mes. 

¿Debes actualizar?

Nuestra recomendación es:

Si ya tienes el Office 2019, no gastes dinero en actualizar a la nueva versión, a menos que alguna de las nuevas características te resulte indispensable.

Si no dispones de ningún Office, valora cuantas licencias necesitarás:

• Para una persona que solo necesita instalar los programas en un único ordenador, podría resultar más rentable comprar la versión de Office 2021 que suscribirse a Microsoft 365.
• Pero si necesitas instalar los programas en su tableta o móvil o si necesitas más de 1 licencia, es probable que te compense la suscripción a Microsoft 365.

Compatibilidad y soporte de Office 2021

• En relación a la compatibilidad, necesitas que tu sistema operativo sea Windows 10 o Windows 11. En el caso de la versión para Mac, es compatible con macOS Big Sur, Catalina y Mojave, y también será compatible con Monterey. Además de las versiones para los equipos de Apple basados en procesadores Intel, Microsoft está creando versiones con soporte nativo para la nueva plataforma de procesadores M con la que la compañía de la manzana equipa actualmente a sus ordenadores.
• En cuanto al soporte, Microsoft ha declarado que Office 2021 recibirá soporte durante cinco años, frente a los anteriores diez años de Office 2016 y los siete de Office 2019. Esta es otra de las estrategias que la compañía está empleando para convencer tanto a usuarios particulares como empresariales de que contraten sus ofertas de suscripción en lugar de adquirir licencias de uso perpetuo.

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